Privacy verklaring

CORP. advocaten (KvK-nummer: 34376392), gevestigd te De Lairessestraat 137, 1075HJ Amsterdam (“CORP.”) is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) voor de persoonsgegevens die we van u verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

  1. Websitebezoekers
  2. Cliënten
  3. Derden van wie we persoonsgegevens verwerken in het kader van onze
    dienstverlening
  4. Sollicitanten
  5. Leveranciers

CORP. vindt de bescherming van uw privacy belangrijk. CORP. heeft daarom onder andere deze privacyverklaring opgesteld. Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop CORP. uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt conform artikel 13 en 14 AVG.

Wat zijn persoonsgegevens?
Op basis van de AVG zijn persoonsgegevens alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

Voor welke doeleinden verwerken we persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Hieronder vindt u per categorie betrokkene meer informatie over de verschillende doeleinden.

I. WEBSITEBEZOEKERS

1. Voor het beantwoorden van uw vragen als u contact met ons opneemt

Wat houdt dit doeleinde in?
Op onze website staan onze contactgegevens en maken we gebruik van webformulieren. Zo kunt u contact met ons opnemen. Wanneer u contact met ons opneemt en/of een webformulier invult verwerken we de door u verstrekte persoonsgegevens om contact met u op te nemen en uw vraag te beantwoorden. De juridische basis voor deze verwerking is gelegen in ons gerechtvaardigd belang om naar aanleiding van uw vraag contact met u op te nemen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
We verwerken alleen de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door middel van een webformulier. Hieronder kunnen bijvoorbeeld vallen: naam, telefoonnummer, e-mailadres en de informatie die in uw bericht verstrekt.

II. CLIËNTEN

We verwerken persoonsgegevens van cliënten, hun werknemers, contactpersonen en door hen ingeschakelde derden. De cliënt is verantwoordelijk om de door de cliënt ingeschakelde derden op de hoogte te stellen van de inhoud van deze privacyverklaring. Een kopie van deze privacyverklaring is te vinden op onze website.

1. Voor het uitvoeren van onze juridische dienstverlening en advisering, waaronder het behandelen van geschillen en voeren van juridische procedures

Wat houdt dit doeleinde in?
Voor het uitvoeren van onze juridische dienstverlening en advisering (waaronder het behandelen van geschillen en het voeren van juridische procedures) verwerken we persoonsgegevens van de cliënt of haar contactpersonen. Zo kunnen we onze dienstverlening efficiënt en effectief uitvoeren en contact met u onderhouden (bijvoorbeeld over de voortgang van het dossier). De verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde is nodig voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst met u (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang op het efficiënt en effectief uitvoeren van onze juridische dienstverlening en advisering (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
Dit omvat contactgegevens (naam, telefoonnummer en e-mailadres) en eventuele overige informatie die we noodzakelijk achten in het kader van onze dienstverlening.

2. Voor onze dagelijkse bedrijfsvoering

Wat houdt dit doeleinde in?
Voor het uitvoeren van onze dagelijkse bedrijfsvoering, waaronder het maken van een kosteninschatting, de financiële administratie (zoals facturatie, het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen, het innen van vorderingen en de betaling van onze facturen), verwerken we persoonsgegevens van de cliënt of haar contactpersonen. De verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), ons gerechtvaardigde belang bij de betaling van onze facturen (artikel 6 lid 1 sub f AVG) en het voldoen aan onze wettelijke administratieplichten (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
Voor dit doeleinde verwerken we uw naam, telefoonnummer, e-mailadres. In het geval u handelt vanuit een personenvennootschap en/of als natuurlijk persoon cliënt bent, dan verwerken we ook financiële gegevens zoals uw bankrekeningnummer en informatie over betalingen.

3. Voor screening en het vaststellen van de identiteit van onze cliënten

Wat houdt dit doeleinde in?
Voordat we kunnen starten met de uitvoering van onze juridische dienstverlening en advisering, verzamelen we informatie om de identiteit van de cliënt en de Uiteindelijk Belanghebbenden (UBO’s) te verifiëren. Zo kunnen we voldoen aan onze verplichtingen uit hoofde van bijvoorbeeld de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Verordening op de advocatuur (Voda). We zijn verplicht ongebruikelijke transacties te melden bij de Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst (FIOD). In dat geval moeten we ook andere aan de transactie gerelateerde relevante informatie verstrekken. We verwerken uw persoonsgegevens ook voor een eventuele controle door de Nederlandse Orde van Advocaten. We doen dit omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn (artikel 6 lid 1 (c) AVG). De verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
We verwerken de naam van uw bedrijf en/of werkgever, voor- en achternaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, transactie- en betalingsgegevens en in voorkomende gevallen een identiteitsbewijs. De pasfoto en het burgerservicenummer dienen onzichtbaar gemaakt te worden, bijvoorbeeld met behulp van de KopieID app van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gebruiken. Hiermee kunt u zelf kiezen welke gegevens u afschermt.

4. Voor het onderhouden van onze relatie

Wat houdt dit doeleinde in?
We vinden het belangrijk om een goede relatie met onze cliënten te onderhouden. Daarom verwerken we uw persoonsgegevens bijvoorbeeld wanneer we u uitnodigen voor evenementen of wanneer u zich hiervoor aanmeldt. Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken voor het sturen van een felicitatie bij een (persoonlijke) mijlpaal of ter referentie bij aanmeldingen voor de Legal 500 of Chambers. Ten slotte houden we graag contact om onze dienstverlening te evalueren. De juridische basis voor het versturen van uitnodigingen voor evenementen is gelegen in uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) en / of ons gerechtvaardigd belang om de relatie met onze cliënten te onderhouden, bijvoorbeeld door het organiseren van cursussen of andere evenementen of het sturen van een felicitatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
We verwerken hiervoor uw contactgegevens (naam, telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum en geslacht indien en voor zover aan ons bekendgemaakt.

III. DERDEN

1. Voor het uitvoeren van onze juridische dienstverlening en advisering, waaronder het behandelen van geschillen en voeren van juridische procedures

Wat houdt dit doeleinde in?
Voor het uitvoeren van onze juridische dienstverlening en advisering (waaronder het behandelen van geschillen en het voeren van juridische procedures) verwerken we persoonsgegevens van derden met wie we geen directe (contractuele) relatie hebben. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • werknemers van cliënten, derden of wederpartijen;
  • leveranciers van cliënten, derden en wederpartijen;
  • adviseurs van cliënten, derden en wederpartijen;
  • overige door cliënten, derden en wederpartijen ingeschakelde derden; en
  • overige belanghebbenden en/of betrokkenen.

Door het verwerken van uw persoonsgegevens kunnen we onze dienstverlening efficiënt en effectief uitvoeren. De verwerking van persoonsgegevens voor dit doeleinde is nodig voor ons gerechtvaardigd belang op het efficiënt en effectief uitvoeren van onze juridische dienstverlening en advisering (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
Contactgegevens (naam, e-mailadres) en gegevens die aan ons worden verstrekt door cliënten of andere derden of die uit openbare bronnen worden verkregen in het kader van onze juridische dienstverlening en advisering.

IV. SOLLICITANTEN

1. Voor een effectief en efficiënt wervings- en selectieproces

Wat houdt dit doeleinde in?
Voor het werven en selecteren van nieuwe werknemers of opdrachtnemers (zelfstandigen zonder personeel die op interim-basis door middel van een overeenkomst tot opdracht tijdelijk werkzaamheden verrichten) verwerken we persoonsgegevens. Dit doen we om te beoordelen of de sollicitant of opdrachtnemer geschikt is voor de openstaande functie.

Deze persoonsgegevens worden standaard tot twee maanden na de sluitingsdatum van de vacature bewaard. Op deze manier kunnen we u nog inhoudelijk te woord te staan als u gedurende deze periode vragen hebt over de uitkomst van uw sollicitatie. Als de sollicitatie leidt tot een aanstelling worden de relevante persoonsgegevens bewaard conform ons retentiebeleid en onze privacyverklaring voor werknemers en/of opdrachtnemers.

De juridische basis is ons gerechtvaardigde belang bij een efficiënte uitvoering van de wervings- en selectieprocedure en om sollicitanten te woord te kunnen staan bij eventuele vragen over de uitkomst van de sollicitatie (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Indien we na de wervings- en selectieprocedure overgaan tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht, dan kunnen we aanvullende persoonsgegevens verwerken ter voorbereiding op de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en om te voldoen aan overige wettelijke vereisten (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
We verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Dit zijn uw naam, adres, werkervaring, opleiding, de persoonsgegevens op uw cv, de persoonsgegevens in uw motivatiebrief en informatie uit referentiegesprekken of uitslagen van een competentietest.

Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht kunnen aanvullende gegevens worden verwerkt, zoals Burger Service Nummer, bankgegevens (bankrekeningnummer en naam rekeninghouder), kopie identiteitsbewijs en andere gegevens waarvan de verwerking is vereist bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst, dan wel overeenkomst van opdracht.

V. Leveranciers

1. Voor het afwikkelen van bestellingen en opdrachten

Wat houdt dit doeleinde in?
Voor het uitvoeren en afwikkelen van onze bestellingen en opdrachten bij u als leverancier verwerken wij persoonsgegevens van (werknemers van) onze leveranciers. Deze persoonsgegevens helpen ons om u de juiste informatie aan te leveren voor het plaatsen van een bestelling of het geven van een opdracht. De juridische grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens voor dit doel is het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken we hiervoor?
We verwerken uw contactgegevens (naam, telefoonnummer en e-mailadres). Als u handelt vanuit een personenvennootschap, dan verwerken we ook adresgegevens en financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer en informatie omtrent betaling.

Uw rechten

U heeft het recht om goed geïnformeerd te worden over wat we met uw gegevens doen en waarom we uw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heeft u de volgende rechten:

  • Recht op inzage (als u wilt weten welke persoonsgegevens we van u verzamelen);
  • Recht op rectificatie (we passen graag alle persoonsgegevens aan die niet meer kloppen);
  • Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen);
  • Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag u ons vragen om het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken);
  • Onder omstandigheden recht op overdraagbaarheid van gegevens (als u wilt kunnen we uw persoonsgegevens doorgeven aan een andere partij of u een kopie van uw persoonsgegevens geven);
  • Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens).

Wilt u gebruik maken van een van uw rechten, dan kunt u contact met ons opnemen door te mailen naar baas@corp.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen we u vragen om uzelf adequaat te identificeren, voordat we uw verzoek in behandeling nemen. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor we geen of niet volledig gevolg kunnen geven aan uw verzoek. Als een dergelijke omstandigheid zich voordoet, dan zullen we dat aan u melden. We reageren altijd binnen een maand op uw verzoek.

Met wie delen we persoonsgegevens?

CORP. verkoopt of verhandelt uw persoonsgegevens niet aan een derde partij. CORP. kan op basis van specifieke wet- en regelgeving verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen, zoals overheidsinstanties. Daarnaast kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden om onze eigen rechten of die van andere te beschermen.
Intern hebben alleen werknemers van ons toegang tot persoonsgegevens voor zover dat relevant is voor hun werkzaamheden (op need-to-know basis) en hebben al onze werknemers een geheimhoudingsclausule in de arbeidsovereenkomst.

Ook schakelen we verwerkers in die ten behoeve van ons persoonsgegevens verwerken. Met hen sluiten we verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de vereisten uit de AVG. Bijvoorbeeld ten aanzien van het melden van datalekken en het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met:

  • Een instituut voor geschillenbeslechting en/of bevoegde gerechtelijke instantie. Dit kan gelden voor persoonsgegevens van cliënten, leveranciers en/of derden.
  • Accountantskantoor en Orde van Advocaten. Voor het uitvoeren van onze (jaar)controles. Dit kan gelden voor persoonsgegevens van cliënten, leveranciers en/of derden.
  • ICT-dienstverleners. Tijdens het onderhouden, beheren en ondersteunen van onze systemen en applicaties kunnen zij beperkt toegang hebben tot verschillende persoonsgegevens.
  • Overige dienstverleners betrokken bij onze dienstverlening, zoals bijvoorbeeld externe adviseurs, advocaten en accountants. Dit kan gelden voor cliënten, leveranciers en/of derden.
  • Deurwaarders en bewindvoerders. Hieraan verstrekken we uw naam en contactgegevens, financiële gegevens en dienstverband gegevens. Dit kan gelden voor cliënten, leveranciers en/of derden.
  • Verzekeraars. Hieraan vertrekken we uw naam, contactgegevens en financiële gegevens. Dit kan gelden voor cliënten, leveranciers en/of derden.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de persoonsgegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding. De bewaartermijnen hebben we per verwerkingsactiviteit in ons retentiebeleid bepaald.
We bewaren persoonsgegevens van sollicitanten tot maximaal 2 maanden na de werving- en selectieprocedure. Met uw toestemming bewaren we uw gegevens een aanvullende 12 maanden voor eventuele toekomstige vacatures.

Toestemming

Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, dan heeft u altijd het recht om uw toestemming in te trekken. Dat kan gemakkelijk door een e-mail te sturen naar baas@corp.nl. In dat geval zullen we, als we geen andere grondslag hebben voor de verwerking, uw gegevens niet langer voor dit doel gebruiken.

Hoe beschermen we uw gegevens?

Op grond van artikel 32 AVG zijn we verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zodoende hebben we fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen. Periodiek evalueren we de technische en organisatorische maatregelen en stellen we deze zo nodig bij. Onze organisatie is zo ingericht dat we er alles aan doen om datalekken te voorkomen. Indien er sprake is van een datalek, dan zullen we handelen volgens het protocol datalekken.

Contact en klachten

Als u vragen heeft over dit privacy statement of uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via baas@corp.nl.

Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop we uw gegevens gebruiken of hoe we reageren op privacy gerelateerde vragen, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Amsterdam, Juli 2024

Privacy verklaring